Понадобится доступ администратора и час времени. Названия кнопок в Битрикс24 иногда меняются от версии к версии, поэтому описываем, что проверить, а не куда нажать.
Заявки
1. Все каналы доходят до CRM?
Самая полезная проверка из всех. Оставьте заявку на своём сайте, напишите на рабочий WhatsApp и в Instagram, позвоните на номер из рекламы. Через 10 минут откройте CRM: у каждого обращения есть лид или сделка с правильным источником?
2. У каждой новой заявки есть ответственный?
Отфильтруйте лиды и сделки за последний месяц без ответственного или на администраторе портала. Каждая такая заявка — клиент, которому, возможно, никто не ответил.
3. Знаете, сколько времени проходит до первого ответа?
Если по открытым линиям нет отчёта о времени ответа, а по сделкам — задачи «связаться» с отметкой о выполнении, вы не знаете, отвечают ли клиенту за 5 минут или на следующий день.
Сделки
4. Стадии воронки совпадают с тем, как вы продаёте?
Спросите двух менеджеров, что значит каждая стадия. Если ответы разные или половина стадий никогда не используется, воронка показывает не ваши продажи, а чью-то давнюю схему.
5. Нет сделок, которые неделями висят без дел?
Отфильтруйте открытые сделки без запланированных дел и задач. Десятки таких сделок — это клиенты, о которых забыли.
6. В карточке только нужные поля?
Откройте пять случайных сделок. Если больше половины полей пустые, их либо не нужно было заводить, либо их некому заполнять. Оба случая мешают работать.
7. Дублей клиентов немного?
Поищите по номеру телефона пару постоянных клиентов. Если находится по три контакта на одного человека, история общения размазана, и менеджер не видит её целиком. В Битрикс24 есть встроенный поиск дубликатов — запустите его и посмотрите на масштаб.
Доступ и безопасность
8. Менеджер не может выгрузить всю базу?
Проверьте права ролей: кто может видеть всех клиентов и экспортировать их в Excel. Обычно менеджеру хватает своих сделок, а выгрузка нужна руководителю.
9. Сделки уволенных сотрудников переданы?
Найдите открытые сделки и лиды, где ответственный уже уволен. Заодно проверьте, отключены ли учётные записи ушедших людей.
Автоматизация и отчёты
10. Знаете, какие роботы работают и зачем?
Откройте роботов в каждой воронке. Если про часть из них никто не может сказать, что они делают, или они ставят задачи, которые все закрывают не глядя, — это шум.
11. Руководитель за 2 минуты отвечает «сколько заявок пришло за неделю и откуда»?
Если для ответа нужно спросить менеджеров или собирать таблицу, отчёты не настроены или им не верят.
12. Менеджеры не ведут клиентов параллельно в Excel или в личном WhatsApp?
Спросите прямо. Если ведут — значит, в CRM неудобно, и они нашли обход. Это главный признак, что портал нужно пересобрать под реальную работу.
Что делать с результатом
| Ответов «нет» | Что это значит | Что делать |
|---|---|---|
| 0–2 | Портал в порядке | Поправьте мелочи сами, раз в квартал повторяйте проверку |
| 3–6 | Портал работает наполовину | Начните с пунктов 1, 2 и 12 — они про потерянных клиентов. Остальное можно по плану |
| 7 и больше | CRM числится, но не работает | Нужен разбор: что пересобрать, а что проще сделать заново |
Если не хочется разбираться самим, закажите аудит Битрикс24 за 45 000 ₸: проверим всё это и больше и отдадим письменный список правок по важности. Если окажется, что портал проще собрать заново, — смотрите внедрение Битрикс24.